תכנון ואופטימיזציה (מיטוב) – כלים לשימור תהליכים


וודאי שמתם לב שלרובינו דפוס התנהגותי מאפיין -“לאתגר את עצמינו, להציב רף גבוה”. אנו מגדירים מטרות: לנהל את היום שלנו, להתחיל להתאמן לריצת המרתון… החלטנו להניע לעשייה. ועם זאת ולמרות שהערכנו את מידת היכולת והמשאבים שלנו וטבועה בנו המוטיבציה, איננו מצליחים לשמור על עיקביות, האחריות שלקחנו על עצמינו הוחמצה, והפרוייקט מסתכם ככישלון. ישנה סיבה שאנו לא מצליחים למקסם תהליכים ותוצאות. חישבו, מסיבה שאיננה ברורה ואיננה מבוססת, לרוב אנו מתמקדים בחוויית ההישג, נוטים לבחון בעיקר את התוצאה ופחות את מכלול השלבים של התהליך. משמעות הדבר, החמצה של ניתוח תהליך מונחה מרכיבים פרודוקטיביים ומרכיבים דסטרוקטיביים ושל שרטוט גרף למידה והפיכתו למודל ההצלחה. images 2

דילמה: מדוע רובינו מתעקשים לפעול בגישת “הכל בשליטה”, חוזרים ונפגשים עם מהלכים קודמים, לא פתורים (ונוטים לחזור על אותן טעויות)?

תכנון. במודלים של החינוך ההורי, הממסדי והצבאי שלנו, הושמו דגש ומיקוד על קביעת מטרות והצבת אתגרים אישיים וחברתיים. חונכנו להיות היישגים What so ever. האם חונכנו לאבחן את המשאבים והצרכים ולתכנן את המהלכים ? כאשר אנו עומדים בפני קבלת החלטה, אנו מגדירים קריטריונים ומגבשים תהליך שהינו תוצאה של חשיבה לוגית, ריגשית ואינטואיטיבית; למעשה אנו עסוקים בתכנון.

הליך תכנוני מלווה כל פעילות ומהלך יומיים ושגרתיים ומנחה את כל הפעילויות והמהלכים העסקיים עפ”י המטרות והיעדים שהוגדרו מראש. תכנון הינו תהליך מכוון, דינאמי ומושפע ממהלכי הסביבה/השוק, מקשר בין ידע טכני/תיאורטי/מדעי לבין העשייה. תכנון מגדיר זמן, את המשאבים והפעולות הנדרשות וסדרי עדיפויות. תכנון מגדיר תזמון הביצוע, משתנים הדדיים בתהליך, מציג את האלטרנטיבות והמשאבים הנדרשים בכל שלב, בוחן את כדאיות המטרה ומתמקד במדדים המעידים על והאם התהליך נכון או שגוי.

הנטייה שלנו לתכנון לא סביר. מדוע פרוייקטים לוקים בתכנון כושל, בחוסר תכנון, מדוע נוצר פער בין הרעיון לביצוע? האחריות למניעת כשל תכנוני מוטלת על היוזמים ומקבלי ההחלטות של הפרוייקט. כאשר חל כשל בזיהוי הצורך, איסוף המידע אינו מקיף, התכנון והחשיבה האסטרטגית לא מציאותיים ולא סבירים, נקבעת הערכה שגוייה של מכלול המשאבים וכמו כן חיזוי התוצאות שגוי, הרי שזהו כשל ההליך התכנוני.

ניהול זמן כושל: שגרת עבודה עמוסה ופעילות non-stop דחופה, מונעים ממנהלים המצויים במרוץ יומי ושקועים במתן פתרונות זריזים, לזהות את הצורך הראשוני שהוא קביעת מסגרת זמן מוגדר להכנה של הליך תכנוני אופטימלי לטווח הקצר והארוך. ניהול נכון של זמן דומה ל- “השקעה מניבה” המקדמת את הפעילות העיסקית לעשייה רווחית.

אופטימיזציה (מיטוב). תכנון ותכנית אסטרטגית המותאמים למטרות ויעדים, בונים מסגרת ותהליך להשגת תוצאה המקרבת להצלחה. נשאלת השאלה, כיצד ניתן לייעל ביצוע ואיכות של תכנית פעולה? אופטימיזציה. מדובר בתהליך – פעולה המתבצעת לשם השגת התוצאה המייטבית (האופטימאלית) תוך בחינת חלופות בהתאם למטרות והיעדים שנקבעו. בתהליך האופטימיזציה מעדכנים את לוחות הזמנים, את המשתנים והמשאבים, את סדרי העדיפויות ומדדי ביצוע, לעיתים נעשה שימוש בידע קודם המספק משוב לאורך שלבי הפרוייקט וכמו כן מתבצע אומדן מנהלים לפיו קובעים את המשך התקדמות הפרוייקט עד להשלמתו. לסיכום, תכנון אופטימלי תוך ראייה כוללת, בקרה וניתוח של סך הכלים בכל שלבי הפרוייקט, מהווים בסיס להתקדמות עיקבית להצלחת פרוייקט.

Plans are nothing, planning is everything. – Dwight D. Eisenhowe

בהצלחה.

ליאור לנגר | פיתוח מצויינות בניהול

Lior Langer

Advertisements

תכנית הפעולה – מודל הבסיס


מדידה והערכה של נציג השיווק נועדו לסייע במימוש הפוטנציאל הביצועי, הגלוי והחבוי  שבו. תהליך ההדרכה והשגת המטרה יצליחו כאשר (ובתנאי) שמנהל השיווק / הצוות, יפתח וישכלל את המיומנויות והתובנות הניהוליות, יערוך מיפוי, ארגון ואריזה של ארגז הכלים הניהולי שלו.  המודל הניהולי שלנו -המנהלים, הכלים שנילמד ישפיעו על התוצאה הסופית והמאתגרת של התהליך.

נקודת המוצא של תכנית ההדרכה מבוססת מטרות: קביעה והתאמת מידות וערכים, פיתוח מיומנויות ניהול עצמי וכישורי השיווק, פיתוח המסוגלות הבסיסית וכמו כן, איתור ופיתוח התכונות, הכישרון והפוטנציאל לצמיחה והתבססות מקצועית של נציג השיווק. למידה הינה תהליך דינמי ומתמשך. לפיכך, הינה חלק מהווי החיים בארגון.

מיהו נציג השיווק: אישיות מבוססת קשרים בינאישיים, מקצועיים וחברתיים, שידרש ללמוד, לתרגל ולהטמיע מיומנויות התנהלות חדשות. נושא שעלינו לתת עליו את הדעת והוא משמעותי לתכנית הפעולה: הדרכה והתמודדות עם נציג מנוסה ועם נציג שאינו מנוסה. ניסיונו וכישוריו של הנציג המנוסה עשויים להשפיע (לרוב משפיעים) על נכונותו והתקדמותו כשותף בתהליך הלמידה. לפנינו דילמה, (הנוגעת גם לנציג שאינו מנוסה): כיצד נתכנן ונבנה את תכנית ההדרכה להטמעת המיומנויות החדשות? מהם הכלים הניהוליים והארגוניים שנרתום לתהליך? כיצד ניערך להתמודדות עם משברים והתנגדויות? קביעת מדדי ביצוע (KPI Key Performance Indicator ) על פיהם נעריך ונקבע את העמידה ביעדים, את שיפור הביצועים ושיפור המוטיבציה, את ההצלחה ושימורה לאורך זמן? מהם אמצעי הבקרה למעקב ומשוב?

אחדד – זהו השלב בו אנו בונים את התכנית הפעולה, וקובעים את תכנית אסטרטגית “לעיצוב” נציג מיומן, מחוייב ובעל מוטיבציה גבוהה. נבנה תכנית בה הנציג יהיה שותף לתהליך ומקבל על עצמו מחוייבות ואחריות לדרך. נתאים כלים המייעלים מסוגלות ומגבירים מוטיבציה ובמקביל, אתם המנהלים, תשכללו את המיומנויות והיכולות הניהוליות והאימוניות המשכללות את גישת הניהול שלכם.

חשוב מאוד: אנו מבקשים ונדרשים לקבל מהנציג מידע מפורט, כן ותורם. ניהול שיחה שתאתגר להתמודד עם שאלות ונושאים ממוקדים ובלתי מתפשרים. עם זאת, חשוב להקפיד על גישה הן רציונאלית והן רגשית שאינה מעוררת רתיעה ותקיעות בלתי הפיכים ברצף השיחה. “משברים” אלו, עלולים למנוע מאיתנו היכרות ראוייה וביסוס לקוי של המידות הראשונות. נתמקד בשלושה ערוצים עיקריים: הראשון: הכנה של ארגז הכלים והמיומנויות ניהוליות,  השני: תכנון שיחה/ראיון המחייב אותנו במיומנויות אבחנה עם רגישות גבוהה,  השלישי, רתימה של הנציג לתהליך הלמידה והשתלבותו בארגון ובצוות.

פיטר מ. סנגי’, “הארגון הלומד” כותב בספרו: “ארגונים לומדים רק באמצעות אנשים לומדים. למידה של אנשים אינה מבטיחה למידה של ארגון אבל בלעדיה גם הארגון לא ילמד”. בהמשך הוא כותב: ” אנשים בעלי מיומנות אישית גבוהה מגלים מחוייבות גבוהה יותר, הם נוקטים יוזמות רבות יותר ויש להם תחושה רחבה ועמוקה יותר של אחריות בעבודתם.”

שלכם,

ליאור לנגר | פיתוח מצויינות בניהול

Lior Langer

צעדים ראשונים


אנו נדרשים להיערך עם ארגז כלים הניהולי, מצוייד בניסיון, בידע, התיאוריות הניהוליות, המיומנויות הניהוליות והשיווקיות והתובנות שצברנו לאורך השנים. כלים אלה, מנחים אותנו בעת תהליכי קבלת ההחלטות. כעת, בעזרתם, אנו נדרשים לצעד הראשון, בניית תכנית בסיס לעיצוב התהליכים שישפיעו על המטרה הסופית = עיצוב החליפה והתאמתה למידות הנציג.

כאשר ניגש לכתיבת התכנית, נדרש לערוך שלושה נושאים עיקריים:  הראשון: מהם הנתונים, הצרכים והתובנות שלמדנו מהשיחה עם הנציג. השני: סיכום מערך הכלים בעזרתם הערכנו את הסטטוס העכשווי ובנוסף, מהם הכלים בעזרתם נתכנן את הפעולות לעיצוב התדמית ופיתוח המיומנויות של הנציג. הדגש יהיה על, איתור ומיפוי הצרכים, החדשנות הניהולית שנטמיע והיצירתיות שנשלב שישפיעו על התוצאה הסופית של התהליך.  השלישי: ניתוח הנתונים – על פי גישת המתודולוגיה.

אסביר בקצרה את משמעות ניתוח הנתונים לצורך הטמעת שיטת העבודה. הניתוח יערך בשלושה סעיפים עיקריים: 1. בחינת הנתונים ויצירת הבידול עפ”י התכונות, המסוגלות הראשונית לביצוע פעולות והפוטנציאל שזיהינו. 2. משוב מנציג השיווק. חשיבה עצמאית וההזדמנות לביטוי. הנציג יתבקש לתת משוב לתכנים שיועלו בשיחה. למשוב השפעה (חלקית אך משמעותית) בתהליך קבלת ההחלטות של המנהלים, הקשורות לעיצוב העתידי של עבודתו (להלן, החליפה). זהו השלב בו אנו מנתחים ומתעדפים את הנתונים, שואלים את שאלות ה- “מה” ומשרטטים את הקווים ראשונים – הסקיצה של מודל החליפה. זהו שלב ההזדמנות לביטוי ראשון שניתן לנציג ובו אנו מובילים ומעצבים קווים ראשונים לאפיון תדמיתו, באופן מובנה, עיקבי ונושא תוצאות. זהו שלב ראשון ביצירת הדדיות בין המנהל והנציג. 3. בניית מסמך התבוננות ומעקב אחר פוטנציאל ההתפתחות המקצועית. המחייב אותנו משלב הפגישה הראשונה, עפ”י קריטריונים מוגדרים.

לסכם, נלמד לכתוב תכנית אסטרטגית, מסמך פעולות תכנון לפיתוח המיומנויות הניהוליות והשיווקיות המשכללות את כללי תהליך האימון והדרכה של נציג שיווק, נתעדף את המטרות ונקבע מהלכים להנעה לפעולה ולהשגת יעילות ואפקטיביות אופטימלים. זהו השלב בו אנו שואלים את “שאלות ה – “מה”, המחדדות ומגדירות את הצרכים, ההזדמנויות והאיומים העומדים בפנינו ומזהים את הפוטנציאל המיירבי של הפרוייקט. בכל שלב של התכנית, מתמקדים בתוצאות וברווח האופטימלי, בשביעות רצונו של הלקוח ובמקביל, מבצעים הערכת מצב ומעקב למזעור סיכונים.

אחדד: הערכים הבסיסיים המוכרים של עיצוב המידות הכלליות ודפוסי ההתנהלות מוכחים וראויים ליציאה לדרך ולשימור תפקודו המקצועי של הנציג.  עם זאת, על מנת לאפשר לנציג אופטימיזציה של היכולות והפוטנציאל, לעודד למיקסום המוטיבציה והשגת תוצאות מיירביות, אנו מחוייבים בשינוי גישה . אנו נדרשים להטמיע תהליך של כתיבת תכנית שתתמקד בנתונים אישיים ובפוטנציאל של כל נציג – גופא. לתת משקל ליחיד בצוות, להתייחס למסוגלות שלו ובהתאם לטפח את התקדמותו. הדגש הינו על הימנעות מהכללה גורפת. תכנית אסטרטגית לעיצוב מקצועי, לא תתבסס על מאגר הנתונים הכללי שיש באמתחתנו. (מאגר נתונים = הידע והניסיון שצברנו. מנהלים רבים נוטים לעשות אדפטציה הנובעת “מהנוחות” והמהירות, להתאים תבניות התנהגות לטיפוסים שונים, תוך התנערות מצרכי הלקוח ).

אחת ממטרות העל של ארגון עסקי הינה, הגעה לקו הסיום – יישום המטרות והיעדים. המתודולוגיה אותה אציג, מספקת מענה וכלים לשיפור המיומנויות הניהוליות, כלים שיווקיים לטיפוח אישי-מקצועי של כל אחד מחברי הצוות ולניהול הצוות ככלל. הסיכון בחוסר התמקדות במסוגלות והפוטנציאל, הינו בהפסדים והחמצה של המטרה.

אם כן, מהם הכלים הנחוצים לתחילת העבודה? האם תתבקשו להוציא כלים מהארגז הפרטי? מהם הצרכים שנזהה ומהן ההזדמנויות שעולות מתוך הפגישה? מה יהיה הבסיס לתכנית האסטרטגית שלנו?

 

שלכם,

ליאור לנגר | פיתוח מצויינות בניהול

Lior Langer

ארגז כלים ניהולי


על מנת שנבין יחד את משמעות הנושא חליפה לעסקים – עיצוב אישי ולא מקונפקציה, אני בוחרת לפתוח בהסבר והבהרה למושגים הבסיסיים שמלווים  את הדרך עד עיצוב המהות הניהולית (להלן: תפירת החליפה). דמיינו לקוח אשר פוגש מעצב אופנה

עילי ומבקש שיתכנן ויתפור חליפה עבורו. שאלה: האם בבחינת מידות הלקוח ידע המעצב לזהות ולהתמודד עם הצרכים הבסיסיים של הלקוח, האם יוכל להתאים עבורו מידות וקווים חרף סגנון עבודתו היוקרתי, כאלה שיותאמו לסגנון אישי וישמרו על זהותו של הלקוח? המעצב מקפיד על סגנון “הוט קוטור” – תפירה עילית (בצרפתית, Haute couture ) שמשמעותה, הכנה והתאמה אישיים של פריטי לבוש ברמה דיוק גבוהה. המעצב מציב סטנדרט גבוה, לפיכך, לפני המדידה, יסקור בקפידה את הנתונים הבסיסיים הנחוצים לתכנון חליפה.

ניהול מקצועי וייסודי של פרוייקט, מחייב אותנו  ראשית, לברר האם אנו מסוגלים לנהל את פרוייקט ובנוסף, מהם הכלים הניהוליים והמקצועיים המצויים בידינו. במקביל, עלינו ללמוד להרכיב ארגז כלים ניהולי. למה אני מתכוונת? להרכבה של מערך הנתונים, מתוך הידע והניסיון שצברנו, המסייע בבחינה והערכה של מידות וקביעת אומדן היכולות והכישורים המקצועיים של נציגי השיווק ותפקודם. למנהלים מנוסים, סט כלים המכיל (ומתמלא) במיומנויות ניהוליות ושיווקיות המשכללות וממקדות את התנהלותם המקצועית. נושא המרכזי שעלינו לברר, האם הארגז מכיל את סך הכלים הנחוצים? כיצד נדע מהם הכלים הניהוליים הנחוצים ? מהו ארגז כלים ראוי? מנהל טוב, הינו מנהל שעורך “בדיקת מלאי”, מתעדכן ובוחן מה חסר במכלול הכלים שלו. מחוייבות אישית ויושרה מקצועית, מצביעים על גישה ניהולית מושכלת של מנהל, המחויב לצמיחה מקצועיות ולאסטרטגיה ניהולית מנהיגותית.

ארגז הכלים מאגד בתוכו את סך המיומנויות המאפשרות, צפייה, בחינה, הערכה וקביעת אומדנים של נציג השיווק והצוות. כמו כן, סך היכולות, הכישורים, התובנות והניסיון מקצועי של המנהל, התורמים בגיבוש האסטרטגיה הניהולית והתפיסה השיווקית תוך מיקוד במטרה ופיתוח חדשנות ניהולית ויצירתיות ארגונית. עידכון ארגז הכלים הינו מהלך שיטתי ומבוקר, מותאם על פי גישת המנהל, גישת הניהול הכללית וערכי הארגון. אם כן, כיצד יודעים לזהות מה חסר, כיצד מעדכנים וממלאים את ארגז הכלים?

נחזור אל סטודיו מעצב האופנה. המעצב יודע שעל מנת לקבוע את מידות הלקוח, לתכנן ולתפור חליפה בתפירה עילית ועל מנת שהלקוח ישדר יוקרה בולטות וייחודיות, הוא מחוייב בכלי מדידה ועזרים עדכניים להשגת מידה מדויקת ולהיצע של בדים משובחים.

מנהיגות ראוייה מוגדרת, בהשפעה של המנהל על העובד. קיים קשר ישיר בין סגנון הניהול לבין רמת המוטיבציה של העובד ובין סגנון ניהול מעצב, לבין הנעת העובד.

ליאור לנגר | פיתוח מצויינות בניהול

Lior Langer