תכנון ואופטימיזציה (מיטוב) – כלים לשימור תהליכים


וודאי שמתם לב שלרובינו דפוס התנהגותי מאפיין -"לאתגר את עצמינו, להציב רף גבוה". אנו מגדירים מטרות: לנהל את היום שלנו, להתחיל להתאמן לריצת המרתון… החלטנו להניע לעשייה. ועם זאת ולמרות שהערכנו את מידת היכולת והמשאבים שלנו וטבועה בנו המוטיבציה, איננו מצליחים לשמור על עיקביות, האחריות שלקחנו על עצמינו הוחמצה, והפרוייקט מסתכם ככישלון. ישנה סיבה שאנו לא מצליחים למקסם תהליכים ותוצאות. חישבו, מסיבה שאיננה ברורה ואיננה מבוססת, לרוב אנו מתמקדים בחוויית ההישג, נוטים לבחון בעיקר את התוצאה ופחות את מכלול השלבים של התהליך. משמעות הדבר, החמצה של ניתוח תהליך מונחה מרכיבים פרודוקטיביים ומרכיבים דסטרוקטיביים ושל שרטוט גרף למידה והפיכתו למודל ההצלחה. images 2

דילמה: מדוע רובינו מתעקשים לפעול בגישת "הכל בשליטה", חוזרים ונפגשים עם מהלכים קודמים, לא פתורים (ונוטים לחזור על אותן טעויות)?

תכנון. במודלים של החינוך ההורי, הממסדי והצבאי שלנו, הושמו דגש ומיקוד על קביעת מטרות והצבת אתגרים אישיים וחברתיים. חונכנו להיות היישגים What so ever. האם חונכנו לאבחן את המשאבים והצרכים ולתכנן את המהלכים ? כאשר אנו עומדים בפני קבלת החלטה, אנו מגדירים קריטריונים ומגבשים תהליך שהינו תוצאה של חשיבה לוגית, ריגשית ואינטואיטיבית; למעשה אנו עסוקים בתכנון.

הליך תכנוני מלווה כל פעילות ומהלך יומיים ושגרתיים ומנחה את כל הפעילויות והמהלכים העסקיים עפ"י המטרות והיעדים שהוגדרו מראש. תכנון הינו תהליך מכוון, דינאמי ומושפע ממהלכי הסביבה/השוק, מקשר בין ידע טכני/תיאורטי/מדעי לבין העשייה. תכנון מגדיר זמן, את המשאבים והפעולות הנדרשות וסדרי עדיפויות. תכנון מגדיר תזמון הביצוע, משתנים הדדיים בתהליך, מציג את האלטרנטיבות והמשאבים הנדרשים בכל שלב, בוחן את כדאיות המטרה ומתמקד במדדים המעידים על והאם התהליך נכון או שגוי.

הנטייה שלנו לתכנון לא סביר. מדוע פרוייקטים לוקים בתכנון כושל, בחוסר תכנון, מדוע נוצר פער בין הרעיון לביצוע? האחריות למניעת כשל תכנוני מוטלת על היוזמים ומקבלי ההחלטות של הפרוייקט. כאשר חל כשל בזיהוי הצורך, איסוף המידע אינו מקיף, התכנון והחשיבה האסטרטגית לא מציאותיים ולא סבירים, נקבעת הערכה שגוייה של מכלול המשאבים וכמו כן חיזוי התוצאות שגוי, הרי שזהו כשל ההליך התכנוני.

ניהול זמן כושל: שגרת עבודה עמוסה ופעילות non-stop דחופה, מונעים ממנהלים המצויים במרוץ יומי ושקועים במתן פתרונות זריזים, לזהות את הצורך הראשוני שהוא קביעת מסגרת זמן מוגדר להכנה של הליך תכנוני אופטימלי לטווח הקצר והארוך. ניהול נכון של זמן דומה ל- "השקעה מניבה" המקדמת את הפעילות העיסקית לעשייה רווחית.

אופטימיזציה (מיטוב). תכנון ותכנית אסטרטגית המותאמים למטרות ויעדים, בונים מסגרת ותהליך להשגת תוצאה המקרבת להצלחה. נשאלת השאלה, כיצד ניתן לייעל ביצוע ואיכות של תכנית פעולה? אופטימיזציה. מדובר בתהליך – פעולה המתבצעת לשם השגת התוצאה המייטבית (האופטימאלית) תוך בחינת חלופות בהתאם למטרות והיעדים שנקבעו. בתהליך האופטימיזציה מעדכנים את לוחות הזמנים, את המשתנים והמשאבים, את סדרי העדיפויות ומדדי ביצוע, לעיתים נעשה שימוש בידע קודם המספק משוב לאורך שלבי הפרוייקט וכמו כן מתבצע אומדן מנהלים לפיו קובעים את המשך התקדמות הפרוייקט עד להשלמתו. לסיכום, תכנון אופטימלי תוך ראייה כוללת, בקרה וניתוח של סך הכלים בכל שלבי הפרוייקט, מהווים בסיס להתקדמות עיקבית להצלחת פרוייקט.

Plans are nothing, planning is everything. – Dwight D. Eisenhowe

בהצלחה.

ליאור לנגר | פיתוח מצויינות בניהול

Lior Langer

תרבות ארגונית – תרבות ניהולית


מיתוג והצלחה של ארגון הינם תוצאה והישג הנובעים מתהליכים ניהוליים ממוקדים במסגרת מובנית ומאורגנת. ערכי הליבה והאידיאולוגיה הדומיננטית של ארגון הינם התרבות הארגונית. המונח תרבות ארגונית מגדיר את ההנחות, הערכים, הנורמות והמנהגים, הגישות, האמונות והפילוסופיה הארגונית, חשיבותם ותמורתם המשותפים לכל חברי הארגון ואשר מהם מתפתחת ומתעצבת המסגרת הערכית, דרכי פעולה אפקטיביות ותהליכים אשר הופכים תפעוליים. 

דפוסי התרבות הארגונית מתבססים על תשתית נורמטיבית וקבועה שהם הנחות היסוד והערכים הניהוליים של הארגון ומאידך ערכים ונורמות ברי שינוי. לעיתים, השינוי מתבקש כתגובה והתאמה למהלכים פנים ארגונים או חוץ ארגוניים המושפעים אף מהדינמיקה והתמהיל השיווקי של הגופים המתחרים. לאמור, אסטרטגיה ופעילות ספציפיים יוטמעו לאחר שהוכיחו, שכלול, שיפור והתייעלות של ההישגים והתוצאות, זאת ועוד, התנהלות המוכיחה הצלחות החוזרות על עצמן, לאורך זמן, תאומץ כנורמה תרבותית מקובלת. לתרבות ארגונית משקל משמעותי בהתמודדות והישרדות בשוק תחרותי.

הטמעת דפוסי התרבות הארגונית וניהול השינוי: מטרות התהליך מובחנות וממוקדות: עיצוב מודל שיסייע בשיפור ושכלול הפעילות הארגונית ובניית מיתוג ארגוני- עסקי. התהליך יגובש ויותאם לאקלים והמבנה הארגוני, נשאלות שאלות המבררות את התפיסות התרבותיות והערכיות של הארגון, סגנון ותפיסת הניהול של מנהל הארגון ומנהלי הביניים, התנהלות העובדים ומידת אחריותם, הערכים, הפילוסופיה והקודים הכוללים. ניתוח הנתונים, יעשה ברמת הפרט, רמת הקבוצה/צוות ורמת הארגון ויקבע את מהות התהליך לשינוי או שימור הערכים קיימים.

ניהול השינוי: ניהול השינוי הינו גורם מפתח להצלחה בכל שינוי ארגוני. חשוב לזכור, שינוי ערכים, מושרשים ככל שיהיו, עשוי להיות תהליך מורכב וארוך, ולעיתים מושפע ממעורבות רגשית. זה מחייב התייחסות, התמודדות, מענה ומעקב של מנהל הארגון והמוסמכים לכך בתהליך.

בארגונים בהם קיימת זיקה בין ערכי הליבה והתרבות הארגונית, העובדים מגלים נאמנות ומסירות לנהלים, לערכי הארגון ומטרותיו וכמו כן, מחוייבות ונאמנות, מוטיבציה ואסרטיביות בעשייה וגישה למצוינות. לסביבת עבודה בריאה, השפעה רבה וחיובית על הנוכחות, הביצועים והפעולות היומיות-שגרתיות של העובד. חשובה ההבחנה בין תפוקות בעלות ערך רגשי לבין תפוקות חומריות, לפיכך, המשאב האנושי מאופיין בשלושה רבדים עיקריים: התפקודי, ההישגי (תוצאות) והערכי – מהות תרומתו לאווירה העיסקית. לתרבות ארגונית השפעה על "הישרדותו" בארגון של המשאב האנושי.

כשלים ביישום והטמעת התהליכים: בתהליכים בהם מעורב שינוי בדפוסי תרבות ארגונית מתעוררות לעיתים מחלוקות ו/או התנגדויות מהיעדר הסכמה משותפת, פערים וחוסר התאמה בין המנהלים.
עולות שתי אפשרויות: 1.התנגדות שתעכב או תעצור את המשך התהליך. 2. פיתרון בגישה המעשית: סובלימציה של המשבר – הפיכת ההתנגדות להזדמנות. כשהמהות חיובית, מתגבשת הזדמנות (חדשה) להתמודדות מושכלת, האוכפת את הכשלים והמעצורים. מנהל טוב יודע לזהות מחלוקות אפשריות שלא תמיד מיושרות קו בין המנהלים בארגון ולכן, עליו לגבש תכנית מגירה ( Plan B ), אופציה חלופית, הדדית ומוסכמת.

לסיכום, שינוי תרבות ארגונית הינו בר ביצוע. תרבות ארגונית איננה ברירת מחדל אלא גישה ומדיניות ניהולית, עסקית וחברתית הקובעת את כללי המשחק למימוש ואופטימיזציה של ההישגים, ההצלחות והרווחיות של הארגון.

ליאור לנגר | פיתוח מצויינות בניהול

Lior Langer

צעדים ראשונים


אנו נדרשים להיערך עם ארגז כלים הניהולי, מצוייד בניסיון, בידע, התיאוריות הניהוליות, המיומנויות הניהוליות והשיווקיות והתובנות שצברנו לאורך השנים. כלים אלה, מנחים אותנו בעת תהליכי קבלת ההחלטות. כעת, בעזרתם, אנו נדרשים לצעד הראשון, בניית תכנית בסיס לעיצוב התהליכים שישפיעו על המטרה הסופית = עיצוב החליפה והתאמתה למידות הנציג.

כאשר ניגש לכתיבת התכנית, נדרש לערוך שלושה נושאים עיקריים:  הראשון: מהם הנתונים, הצרכים והתובנות שלמדנו מהשיחה עם הנציג. השני: סיכום מערך הכלים בעזרתם הערכנו את הסטטוס העכשווי ובנוסף, מהם הכלים בעזרתם נתכנן את הפעולות לעיצוב התדמית ופיתוח המיומנויות של הנציג. הדגש יהיה על, איתור ומיפוי הצרכים, החדשנות הניהולית שנטמיע והיצירתיות שנשלב שישפיעו על התוצאה הסופית של התהליך.  השלישי: ניתוח הנתונים – על פי גישת המתודולוגיה.

אסביר בקצרה את משמעות ניתוח הנתונים לצורך הטמעת שיטת העבודה. הניתוח יערך בשלושה סעיפים עיקריים: 1. בחינת הנתונים ויצירת הבידול עפ"י התכונות, המסוגלות הראשונית לביצוע פעולות והפוטנציאל שזיהינו. 2. משוב מנציג השיווק. חשיבה עצמאית וההזדמנות לביטוי. הנציג יתבקש לתת משוב לתכנים שיועלו בשיחה. למשוב השפעה (חלקית אך משמעותית) בתהליך קבלת ההחלטות של המנהלים, הקשורות לעיצוב העתידי של עבודתו (להלן, החליפה). זהו השלב בו אנו מנתחים ומתעדפים את הנתונים, שואלים את שאלות ה- "מה" ומשרטטים את הקווים ראשונים – הסקיצה של מודל החליפה. זהו שלב ההזדמנות לביטוי ראשון שניתן לנציג ובו אנו מובילים ומעצבים קווים ראשונים לאפיון תדמיתו, באופן מובנה, עיקבי ונושא תוצאות. זהו שלב ראשון ביצירת הדדיות בין המנהל והנציג. 3. בניית מסמך התבוננות ומעקב אחר פוטנציאל ההתפתחות המקצועית. המחייב אותנו משלב הפגישה הראשונה, עפ"י קריטריונים מוגדרים.

לסכם, נלמד לכתוב תכנית אסטרטגית, מסמך פעולות תכנון לפיתוח המיומנויות הניהוליות והשיווקיות המשכללות את כללי תהליך האימון והדרכה של נציג שיווק, נתעדף את המטרות ונקבע מהלכים להנעה לפעולה ולהשגת יעילות ואפקטיביות אופטימלים. זהו השלב בו אנו שואלים את "שאלות ה – "מה", המחדדות ומגדירות את הצרכים, ההזדמנויות והאיומים העומדים בפנינו ומזהים את הפוטנציאל המיירבי של הפרוייקט. בכל שלב של התכנית, מתמקדים בתוצאות וברווח האופטימלי, בשביעות רצונו של הלקוח ובמקביל, מבצעים הערכת מצב ומעקב למזעור סיכונים.

אחדד: הערכים הבסיסיים המוכרים של עיצוב המידות הכלליות ודפוסי ההתנהלות מוכחים וראויים ליציאה לדרך ולשימור תפקודו המקצועי של הנציג.  עם זאת, על מנת לאפשר לנציג אופטימיזציה של היכולות והפוטנציאל, לעודד למיקסום המוטיבציה והשגת תוצאות מיירביות, אנו מחוייבים בשינוי גישה . אנו נדרשים להטמיע תהליך של כתיבת תכנית שתתמקד בנתונים אישיים ובפוטנציאל של כל נציג – גופא. לתת משקל ליחיד בצוות, להתייחס למסוגלות שלו ובהתאם לטפח את התקדמותו. הדגש הינו על הימנעות מהכללה גורפת. תכנית אסטרטגית לעיצוב מקצועי, לא תתבסס על מאגר הנתונים הכללי שיש באמתחתנו. (מאגר נתונים = הידע והניסיון שצברנו. מנהלים רבים נוטים לעשות אדפטציה הנובעת "מהנוחות" והמהירות, להתאים תבניות התנהגות לטיפוסים שונים, תוך התנערות מצרכי הלקוח ).

אחת ממטרות העל של ארגון עסקי הינה, הגעה לקו הסיום – יישום המטרות והיעדים. המתודולוגיה אותה אציג, מספקת מענה וכלים לשיפור המיומנויות הניהוליות, כלים שיווקיים לטיפוח אישי-מקצועי של כל אחד מחברי הצוות ולניהול הצוות ככלל. הסיכון בחוסר התמקדות במסוגלות והפוטנציאל, הינו בהפסדים והחמצה של המטרה.

אם כן, מהם הכלים הנחוצים לתחילת העבודה? האם תתבקשו להוציא כלים מהארגז הפרטי? מהם הצרכים שנזהה ומהן ההזדמנויות שעולות מתוך הפגישה? מה יהיה הבסיס לתכנית האסטרטגית שלנו?

 

שלכם,

ליאור לנגר | פיתוח מצויינות בניהול

Lior Langer